Privacyverklaring

Privacy Statement v.v. P.J.C.
Voetbalvereniging P.J.C. vindt het belangrijk dat al haar leden met plezier kunnen sporten en dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt.

Toelichting
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Persoonsgegevens (vanaf nu AVG genoemd) van kracht geworden. Deze verordening regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van burgers. 

Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan strikte regels gebonden. 

Korte toelichting:
Volgens de AVG maakt een vereniging zich schuldig aan een “verwerking van gevoelige 
persoonsgegevens” wanneer de vereniging een foto met sporters herkenbaar in beeld op 
bijvoorbeeld haar website of social media platform plaatst. Naar de letter van de privacywet mogen foto’s alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor hun toestemming hebben gegeven. Een vereniging zou ook moet kunnen aantonen dat deze toestemming verkregen is. 

Als de exacte letter van de wet gevolgd zou worden, is het voeren van goede communicatie, met 
name via social media, voor een sportvereniging een vrijwel ondoenlijke opdracht. Gelukkig is de realiteit genuanceerder. Bij de beoordeling van individuele gevallen rondom verwerking van 
gevoelige persoonsgegevens wordt bekeken in hoeverre er sprake is van zorgvuldigheid en 
proportionaliteit. In de praktijk betekent dit dat verenigingen er goed aan doen om bij het plaatsen van foto’s (en andere berichten) altijd af te wegen of het bericht gepast is. Als iemand vervolgens bezwaar maakt tegen de publicatie van zijn/haar naam, foto of andere persoonsgegevens, dan is het verstandig daar correct naar te handelen en op verzoek het bericht te verwijderen. Wie zich aan de basisregels houdt, zal niet snel in de privacy rechterlijke problemen komen.

Persoonsgegevens
De volgende vereisten zijn van toepassing op de ledenadministratie van v.v. P.J.C.:
- Bij inschrijving geeft het lid toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens
- De ledenadministratie houdt de persoonsgegevens juist en nauwkeurig bij
- De persoonsgegevens worden afdoende beveiligd
- Op verzoek zal v.v. P.J.C. inzage verlenen in de eigen opgeslagen persoonsgegevens
- v.v. P.J.C. gebruikt de persoons uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn

Protocol gebruik beeldmateriaal
v.v. P.J.C. hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van v.v. P.J.C. en op social media zoals bijvoorbeeld Facebook, twitter en Whatsapp groepen van de vereniging. 

In het protocol kunt u de regels lezen waaraan v.v. P.J.C. zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen

Gebruik website/social media
- v.v. P.J.C. beheert de website www.vvpjc.nl. 
Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de wedstijden, en 
de evenementen die de vereniging organiseert. De informatie is bestemd voor leden, 
ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden. 
- Het auteursrecht t.a.v. van de inhoud van de website berust bij v.v. P.J.C. Het is niet 
toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in 
enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het 
bestuur van de vereniging. 
- Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en 
op de velden mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers 
van leden.
- Voor opnamen die bedoeld zijn voor, of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen 
website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, nog worden zij hierover 
ingelicht. 
- Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van v.v. P.J.C., als de 
ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur alleen foto’s plaatsen 
waarop minimaal twee/drie kinderen te zien zijn. 
- Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij v.v. 
P.J.C., zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers. Als de betreffende persoon het 
hiermee niet eens is wordt de achternaam alsnog verwijderd. 
- Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een 
functie voor v.v. P.J.C., zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers. 
- Als ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg 
met de deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen. 
- Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van 
beeldmateriaal dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren) dienen dit schriftelijk kenbaar te 
maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat 
hiermee vervolgens rekening kan worden gehouden. Dit bezwaar kan altijd weer worden 
herroepen. 
- Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen website van v.v. P.J.C, facebook-pagina en 
andere eigen social media

Maken van foto en video opnames
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en op het eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of (uitgenodigde) pers. 
Mogelijke omstandigheden waarbij opnames gemaakt kunnen worden zijn:
- Trainingen, wedstrijden en (officiële) toernooien
- Door de vereniging georganiseerde evenementen
- Door derden georganiseerde evenementen war een groep leden deelneemt
- Overige verenigingsactiviteiten

Het is niet toegestaan foto’s en/of video-opnames te maken in kleedruimten

Bewaking privacy gebruik van opnames
- Voor zover de opnames louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het 
eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele 
aansprakelijkheid hierover. 
- Voor opnames die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op de eigen website 
wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover 
ingelicht. 
- Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden foto’s en/of video-opnames te maken 
van zijn/haar team omwille van het verbeteren van prestaties. De volledige opnames worden 
enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer/coach aangewezen personen. Gedeelten 
van opnames kunnen echter gebruikt worden op de website. 
- In alle andere gevallen van foto- en/of video-opnames dient goedkeuring te worden 
verkregen van het bestuur van de vereniging. 
- Ouders/verzorgers van jeugdleden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in 
algemene zin kunnen dit bezwaar (schriftelijk) met redenen omkleed, kenbaar maken bij het 
bestuur. 

Sancties
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd. 

Tot slot
In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet, alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur. 
Dit privacy beleid is vastgesteld door het bestuur van de v.v. P.J.C. en is er ter inzage opgenomen op de website van de vereniging.